Вы наверняка знаете, что написание писем началось ещё с древних веков.
Правильность написания письма может определить уровень грамотности пишущего, его особенности характера, его хобби, уровень английского языка.
Всем изучающим английский язык следует правильно научиться писать письма на английском языке.
Для того чтобы начать писать письмо нужно определится с его типом и с какой целью вы его пишете.
Возможно, вам нужно устроиться на работу либо поступить за границей в колледж, или сдать экзамен по английскому языку.
Возможно, у вас появились англоговорящие друзья или знакомые.
Даже личная переписка оказывает влияние на то, как о вас подумает ваш адресат.
Поэтому данная статья будет посвящена основным правилам написания писем на английском языке.
Для начала давайте определим, какие существуют типы писем.
Итак, существует два основных типа письма:
Personal Letter, или Личное письмо
Данный тип письма не требует строгих рекомендаций и правил, которым стоит следовать.
Правила и чёткие алгоритмы существуют только в следующем типе письма.
Личное письмо хоть и является индивидуальным, однако, с помощью рекомендаций его можно научиться приукрашать и сделать намного приятней к прочтению.
Рекомендации по написанию Personal Letter:
- Правильная структуризация письма
Важность данной рекомендации в том, чтобы сделать письмо читабельным.
Не имеет значения это ваш лучший друг или давнишний знакомый, всё равно адресата нужно уважать.
Структуризация является весомым элементом в написании писем, точно так же, как и вся суть изложенного текста.
для обращения следует выделить отдельную строчку, а для того, чтобы упомянуть то, что было в вашей предыдущей переписке выделите целый абзац, он и будет вашим кратким зачином.
На основную часть письма в среднем отводится пару абзацев, за которой следует отдельная строчка, в которой вы приходите к заключению.
Завершающей строчкой будет ваша прощальная фраза, а далее следует строка с вашим именем.
Так же не забывайте в начале письма указать свой адрес в правом верхнем углу, а под ним дату написания.
- Правильность обращения в письме
Здесь стоит определиться с тем, насколько вы давно знаете своего адресата.
От этого зависит само обращение.
Если вы пишете письмо своему другу или давнишнему знакомому, то ваше обращение будет выглядеть таким образом: «Dear Michael! ».
Если вы желаете подшутить над своим лучшим другом, то тогда можно использовать такую форму обращения: «My dear Michael».
Если вы мало знакомы, то следуйте этой форме: «Dear Mr. Michael».
- Важные моменты при написании личного письма
Первый момент – не зная, пола того, к кому вы обращаетесь, просто напишите фамилию адресата.
Второй момент – если вы не в курсе, обращаясь к девушке, замужем она или нет, тогда лучше используйте обращение Ms
Третий момент – если вы обращаетесь к двум или больше адресатам, то вписывайте все имена при обращении.
И последний момент – если вы обращайтесь как к профессионалу, то указывайте обращение в полной должностной форме.
Лайфхаком для написания писем данного типа является то, что пространство Интернета прямо таки кишит шаблонными фразами.
Поэтому, если вам сложно подобрать эквивалент в английском языке, то вы с лёгкостью можете использовать те шаблоны, которые вам подойдут по смыслу.
В данном типе письма вы можете использовать сленг, разговорный английский, идиомы и сокращения и как можно чаще излагайте ваши мысли с помощью союзов и наречий.
Соблюдайте правила грамматики английского языка.
Если вы пишете электронное письмо, то тогда у вас есть возможность украсить ваш текст смайлами, но не переусердствуйте со знаками восклицания.
Business Letter, или Деловое письмо
Данный тип письма используется в рабочих моментах.
Особенно знания о правильности написания деловых писем на английском языке нужны тем, кто хочет устроиться на работу в иностранные компании.
Здесь нужно чётко соблюдать правила и алгоритм написания.
Итак, рассмотрим, что нам потребуется для того, чтобы написать деловое письмо.
- Структуризация
В структуризацию входят такие элементы как:
– имя и адрес получателя;
– дата;
– ссылка;
– обращение;
– основная часть письма;
– завершающая часть письма;
– подпись;
– ФИО адресанта;
– приложения.
- Правильность обращения
Если вы знаете инициалы адресата, то обязательно несколько раз проверьте правильность их написания в письме.
Если вы не в курсе кому адресовано письмо, то правильной формой обращения будет «Dear Madam/Sir».
- Цель обращения и правильный формат
Первый абзац должен состоять из указанной цели, а в последующем вы излагаете основу письма.
Текст письма должен содержать слова элементарного этикета и уважения.
В завершающие части используйте клише в зависимости от того, в каких партнёрских отношениях вы состоите, допустим, Respectfully yours или Thank you.
Деловые письма имеют несколько видов:
- Рекламное письмо. Основная часть состоит из описаний, последовательности, номеров, ссылок и призывов предлагаемых услуг или товаров.
- Письмо-заказ. Основная часть состоит из сведений о продуктах, их количестве, цен и оплатах.
- Письмо-жалоба. Основная часть состоит из жалования на какой-то товар либо услугу. Здесь важно соблюдать тактику, дабы вы были услышаны руководством.
- Письмо-ответ на жалобу. Основная часть состоит из положительных решений в сторону клиента либо отрицательных. В нём уместно соблюдать вежливость к клиенту.
- Письмо с запросом. Основная часть состоит из чётко изложенного материала и контактной информации.
- Письмо-напоминание. Основная часть состоит из благодарностей со стороны отделов кадров, начальников и т.д.
- Письмо с рекомендацией. Основная часть состоит из отзыва о вашей личности в предыдущей профессиональной деятельности.
- Письмо с подтверждением. Основная часть состоит из сообщения о получении письма и о рассмотрении вложенных материалов.
- Письмо-сопровождение. Основная часть состоит из описаний посылки.
- Письмо с заявлением об увольнении. Основная часть состоит из ряда причин, касающиеся увольнения.
Вовремя написания таких видов писем старайтесь чётко и ясно излагать свои мысли и доносить саму суть.
Если ваше письмо несёт в себе негативный смысл, то постарайтесь не прямо, а косвенно подойти к отрицательной части текста.
Не пишите длинные предложения с кучей оборотов, избегайте воды в тексте.
Ни в коем случае не будьте в ваших письмах самоуверенными и высокомерными.
Если в вашем письме будет указана проблема, то найдите варианты для её решения и предложите их в тексте.
Не забывайте о чувстве такта и уважении, таким образом, вы показываете свою образованность и воспитанность.
Если вы отправляете деловое письмо через электронную почту, то не забудьте поставить галочку об уведомлении доставки сообщения.
Примеры написания деловых писем очень распространены, достаточно просто скопировать шаблон нужного вам письма и подставить свою основную часть, используя уже готовые клише и деловые выражения.
Что ж надеемся, эта статья поможет вам правильно научиться составлять письма разных типов.
Прямо сейчас попрактикуйте их написание.
А дальше смело устраивайтесь на работу или станьте партнёрами иностранных компаний, а так же смело находите себе друзей по переписке. Желаем удачи!